Qu’est ce que c’est la capacité de production ?
La capacité de production est la quantité de travail qu’une personne peut effectuer dans une période de temps donnée. Pour beaucoup de gens, il est difficile d’être productif dans leur travail, en particulier lorsqu’ils sont confrontés à des tâches nombreuses et complexes. Pourtant, il existe des astuces pour augmenter sa productivité et devenir plus efficace dans son travail. Dans cet article, nous allons examiner cinq clés pour devenir plus productif dans son travail.
Les bases de la productivité
La première étape pour augmenter sa productivité consiste à établir les bases. Cela inclut la définition de ses priorités, la détermination de ses tâches et la planification de ses actions. Il est important de savoir ce qui est important pour soi et de se concentrer sur les tâches qui auront un impact significatif sur son travail.
Pour déterminer ses priorités, il est utile de se poser les questions suivantes : quels sont les objectifs à atteindre ? Quelles tâches sont les plus importantes pour atteindre ces objectifs ? Une fois que les priorités ont été définies, il est important de déterminer les tâches à accomplir pour atteindre ces objectifs.
Enfin, il est essentiel de planifier ses actions. Cela peut être fait en utilisant un calendrier ou un outil de gestion de projet, qui permet de répartir les tâches à accomplir sur une période donnée.
La gestion du temps
La gestion de son temps est un élément clé pour réussir dans sa vie professionnelle et personnelle. Pour cela, il existe différentes méthodes pour gérer son temps efficacement.
- La matrice d’Eisenhower est une méthode de priorisation qui permet de classer les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence. Les tâches sont divisées en quatre catégories : urgent et important, important mais non urgent, urgent mais non important, ni urgent ni important.
- La méthode d’avaler le crapaud consiste à accomplir la tâche la plus difficile ou la plus désagréable en premier pour éviter la procrastination. En réglant les tâches difficiles en premier, il est plus facile de continuer sur la bonne voie pour accomplir d’autres tâches.
- La technique de Pomodoro implique de travailler sur une tâche spécifique pendant une période de temps définie, suivie d’une courte pause. Les périodes de travail et de pause sont généralement de 25 minutes et 5 minutes respectivement. Cette méthode permet de maintenir la concentration sur une tâche tout en évitant la fatigue mentale.
- La loi de Pareto, également connue sous le nom de principe de 80/20, stipule que 80% des résultats sont générés par 20% des actions. Cette méthode aide à concentrer les efforts sur les tâches qui ont le plus grand impact.
- La roue de Deming est une méthode de gestion de la qualité qui implique de planifier, faire, vérifier et agir en boucle continue pour améliorer constamment les processus. Cette méthode est particulièrement utile dans un contexte professionnel pour améliorer les résultats à long terme en apportant des améliorations continues aux processus et aux méthodes de travail.
En utilisant ces différentes méthodes, il est possible de gérer son temps de manière plus efficace et de réaliser des résultats plus satisfaisants.
Mes astuces pour être plus productif
Pour être plus productif, il est important de suivre certaines règles de base telles que savoir dire non, savoir déléguer et savoir se déconnecter. La première astuce consiste à savoir dire non lorsque cela est nécessaire pour éviter la surcharge de travail ou les tâches non prioritaires. Il est important de définir ses priorités et de se concentrer sur les tâches les plus importantes pour optimiser son temps et son énergie. La deuxième astuce consiste à savoir déléguer les tâches à des collègues ou à des membres de l’équipe en qui l’on a confiance. En déléguant certaines tâches, cela permet de se concentrer sur les tâches les plus importantes et de permettre aux autres de développer leurs compétences. Enfin, il est également important de savoir se déconnecter de temps en temps pour se ressourcer et éviter l’épuisement professionnel. Prendre des pauses régulières et des vacances permet de maintenir une productivité élevée et de prévenir le stress et le burn-out. En suivant ces astuces, il est possible d’optimiser son temps et son énergie pour être plus productif tout en préservant sa santé mentale et physique.
Utiliser la méthode SMART
La méthode SMART est une technique de gestion de projet qui permet de fixer des objectifs clairs et mesurables pour atteindre des résultats plus productifs et efficaces. SMART est un acronyme pour Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporellement défini.
- Spécifique : L’objectif doit être clairement défini et précis. Il doit répondre aux questions de base : Quoi ? Qui ? Où ? Comment ? Pourquoi ?
- Mesurable : L’objectif doit être quantifiable pour permettre de mesurer les progrès. Des indicateurs de performance (KPI) doivent être mis en place pour évaluer la réussite de l’objectif.
- Atteignable : L’objectif doit être réalisable et faisable. Il doit être réaliste et adapté aux ressources disponibles.
- Réaliste : L’objectif doit être aligné avec les priorités de l’organisation et des personnes impliquées. Il doit être réalisable et cohérent avec les autres objectifs en cours.
- Temporellement défini : L’objectif doit être fixé avec une échéance précise pour permettre une planification efficace et une gestion du temps optimale.
En utilisant la méthode SMART, les objectifs deviennent plus concrets et plus réalisables, ce qui facilite leur mise en place et leur suivi. Cette technique permet également de se concentrer sur les objectifs les plus importants et d’optimiser les ressources disponibles pour obtenir des résultats plus productifs et efficaces. En appliquant cette méthode, il est possible de fixer des objectifs plus clairs et précis, de suivre les progrès, d’ajuster les actions si nécessaire et d’atteindre les résultats escomptés de manière plus efficace.
La méthode Getting Things Done
La méthode Getting Things Done (GTD) est une méthode de productivité développée par David Allen, un consultant en organisation et gestion du temps. Elle vise à aider les personnes à mieux gérer leurs tâches, leurs projets et leur temps afin d’optimiser leur productivité.
La méthode GTD se compose de cinq étapes principales :
- La collecte : Cette première étape consiste à collecter toutes les tâches, projets, idées et informations qui nous viennent à l’esprit. Tout doit être noté dans un système d’organisation (carnet, application, etc.).
- La clarification : Cette étape permet de clarifier et de trier toutes les informations collectées. Chaque élément doit être examiné pour décider s’il est important ou non et s’il nécessite une action ou non.
- L’organisation : Cette étape consiste à organiser toutes les informations et tâches dans des listes d’actions, des projets et des références.
- La révision : Il s’agit de réviser régulièrement les listes d’actions et de projets pour s’assurer que les tâches sont toujours pertinentes et à jour.
- L’exécution : Cette dernière étape consiste à exécuter les tâches en suivant les priorités et les échéances fixées.
La méthode GTD met l’accent sur l’importance de définir des projets et des tâches clairs et réalisables, de fixer des échéances précises et de suivre régulièrement les progrès. Elle permet de se concentrer sur les actions importantes à prendre, de gérer efficacement son temps et de réduire le stress lié à l’accumulation de tâches et de projets.
La méthode de l’effet cumulé
L’effet cumulé est une méthode de productivité qui consiste à effectuer de petites actions régulières pour atteindre de grands objectifs à long terme. Elle est basée sur le principe de l’accumulation des résultats positifs et de l’utilisation efficace de son temps.
Cette méthode encourage à diviser les tâches importantes en de plus petites étapes réalisables et à les planifier dans une liste d’actions. Elle vise à inciter les personnes à se concentrer sur les progrès réalisés plutôt que sur l’objectif final. Cela permet de se fixer des objectifs réalisables et d’obtenir des résultats concrets rapidement, ce qui peut aider à maintenir la motivation et la confiance en soi.
L’effet cumulé est également lié à la notion d’habitudes. En effet, en répétant régulièrement des actions positives et productives, elles deviennent des habitudes qui contribuent à améliorer la productivité et à atteindre les objectifs à long terme.
Cette méthode peut être utilisée dans différents domaines de la vie professionnelle, comme la gestion de projet, la gestion de temps ou encore l’amélioration des compétences. Elle peut être particulièrement utile pour les personnes qui ont tendance à se décourager facilement face à des tâches importantes ou qui ont du mal à maintenir leur motivation sur le long terme.
Les logiciels pour mieux s’organiser dans son travail
Voici la liste des logiciels de productivité et d’organisation au travail disponibles actuellement sur le marché :
- Trello
- Asana
- Monday.com
- Todoist
- Evernote
- Google Keep
- Microsoft To Do
- Notion
- Airtable
- ClickUp
- Wunderlist
- Basecamp
- Slack
- RescueTime
- Forest (application de gestion du temps)
- Cold Turkey (application de blocage de sites Web pour éviter les distractions)
- Freedom (application de blocage de sites Web pour éviter les distractions)
- Focus@Will (application de musique pour améliorer la concentration)
Chacun de ces logiciels peut avoir des fonctionnalités différentes en matière de productivité et d’organisation au travail. Il est important de bien évaluer les besoins et les objectifs avant de choisir le logiciel le plus approprié.
